Notuleren terwijl je luistert gaat zelden goed: je mist details, of je bent na afloop een uur bezig met uitwerken. Plaud AI belooft dat op te lossen. Het neemt gesprekken op, zet ze om in tekst en maakt er samenvattingen en actiepunten van. In dit artikel lees je hoe het werkt, voor wie het geschikt is en waar je op let bij privacy en de AVG.

Het belangrijkste in het kort

  • Plaud AI combineert kleine opnameapparaten met een app, desktopsoftware en AI.
  • Je krijgt een transcriptie met sprekerlabels, een samenvatting en actiepunten.
  • Het werkt voor gesprekken aan tafel, telefoongesprekken en online vergaderingen.
  • De transcriptie werkt ook in het Nederlands. Controleer belangrijke passages wel zelf.
  • Wie gesprekken opneemt en laat verwerken, moet rekening houden met de AVG. Informeer deelnemers vooraf.

Wat is Plaud AI?

Plaud AI is een systeem voor het opnemen en verwerken van gesprekken. Het bestaat uit drie onderdelen:

  • Opnameapparaten: de Plaud Note, een dunne recorder ter grootte van een pasje die je aan je telefoon bevestigt, en de NotePin, die je als pin of clip draagt.
  • De Plaud-app: op je telefoon, waarmee je opnames synchroniseert, terugluistert en de resultaten bekijkt.
  • Desktop- en websoftware: om online vergaderingen op te nemen en al je gesprekken te doorzoeken.

De AI zet de opname om in tekst, herkent verschillende sprekers en maakt er een samenvatting van. Dat is de kern: je hoeft tijdens het gesprek geen aantekeningen te maken.

Hoe werkt Plaud AI?

Stap 1: opnemen

Bij een gesprek aan tafel of een telefoongesprek start je de opname met één knop op het apparaat. Voor online vergaderingen gebruik je de desktopsoftware. Die neemt het geluid op je computer op, zonder dat er een extra ‘bot’ in de vergadering verschijnt. Onderweg kun je ook de app gebruiken.

Stap 2: transcriberen en analyseren

Na het gesprek synchroniseert de opname met de app. De AI maakt een transcriptie in de gesproken taal en geeft elke spreker een label. Heb je tijdens het gesprek momenten gemarkeerd, notities getypt of foto's van een whiteboard gemaakt, dan neemt de AI die mee in de samenvatting.

Stap 3: resultaten gebruiken

Je krijgt een samenvatting, actiepunten en de volledige tekst. Je kiest zelf de invalshoek, bijvoorbeeld beslissingen, klantwensen of een verslag per onderwerp. Je kunt ook vragen stellen over een opname, zoals ‘wat is er afgesproken over het budget?’. Resultaten exporteer of deel je met collega's.

Wat kun je ermee?

  • Vergaderingen: automatisch een verslag met actiepunten en wie wat doet.
  • Klantgesprekken: wensen, bezwaren en afspraken terugvinden zonder terug te luisteren.
  • Interviews en onderzoek: gesprekken uitwerken en citaten snel terugzoeken.
  • Colleges en trainingen: een samenvatting in plaats van losse aantekeningen.
  • Ideeën inspreken: een brainstorm of dictaat omzetten in gestructureerde tekst.

Voor wie is Plaud AI geschikt?

Plaud AI is vooral nuttig voor mensen die veel gesprekken voeren en daarna moeten vastleggen wat er is besproken:

  • ondernemers, managers en projectleiders met veel overleg;
  • sales- en accountmanagers die klantgesprekken willen vastleggen;
  • consultants, coaches en adviseurs die sessies omzetten in verslagen;
  • onderzoekers, journalisten en studenten die interviews of colleges uitwerken.

Werk je met gevoelige informatie, zoals in de zorg, de advocatuur of bij hr? Dan is AI-notuleren zeker mogelijk, maar kijk eerst goed naar de privacyafspraken (zie hieronder).

Plaud AI en privacy: let op de AVG

Een AI-recorder verwerkt gesprekken, en gesprekken bevatten bijna altijd persoonsgegevens. Daarom gelden er regels.

  • Informeer deelnemers. In Nederland mag je een gesprek waaraan je zelf deelneemt in principe opnemen. Zodra je de opname bewaart, deelt of door een AI-dienst laat verwerken, geldt de AVG. Vertel vooraf dat je opneemt en waarvoor.
  • Weet waar je data heen gaat. Voor de transcriptie en samenvatting gaat de opname naar de cloud van Plaud en de AI-diensten die Plaud gebruikt. Lees het privacybeleid: waar wordt de data opgeslagen, hoe lang, en wordt die gebruikt om modellen te trainen?
  • Zakelijk gebruik: gebruik je het voor je bedrijf, regel dan een verwerkersovereenkomst en spreek intern af wie toegang heeft en hoe lang opnames bewaard blijven.
  • Gevoelige gesprekken: neem medische, juridische of personeelsgesprekken alleen op als dat echt nodig is, en met uitdrukkelijke toestemming.

Waar moet je op letten?

  • Kwaliteit van de transcriptie: in een rumoerige ruimte, met veel sprekers door elkaar of met vaktermen maakt de AI fouten. Controleer namen, bedragen en afspraken.
  • Samenvattingen zijn interpretaties: de AI kiest wat belangrijk is. Lees een samenvatting na voordat je hem doorstuurt.
  • Kosten: je koopt het apparaat en krijgt er een gratis abonnement met beperkte minuten bij. Voor intensief gebruik heb je een betaald abonnement nodig. Bekijk de actuele prijzen op de site van Plaud.
  • Alternatieven: voor alleen online vergaderingen heb je geen apparaat nodig. Veel vergadersoftware heeft zelf een transcriptiefunctie. Een apparaat is vooral interessant als je veel gesprekken aan tafel of aan de telefoon voert.

Zo begin je met Plaud AI

  1. Bepaal waar je de meeste gesprekken voert: aan tafel, aan de telefoon of online.
  2. Kies op basis daarvan een apparaat, of begin met alleen de app of desktopsoftware.
  3. Lees het privacybeleid en stel je afspraken over opnemen en bewaren op.
  4. Test het bij een intern overleg en vergelijk de samenvatting met je eigen aantekeningen.
  5. Gebruik het daarna pas bij klantgesprekken, en vertel vooraf dat je opneemt.

Van gesprekken naar zichtbaarheid

Een AI-recorder laat zien hoe AI het werk van ondernemers verandert. Dat geldt ook voor hoe klanten jou vinden. Steeds meer mensen vragen ChatGPT of Google AI Overview om een advies: ‘welke adviseur past bij mijn bedrijf?’. De AI noemt dan een paar namen.

Er is een handige koppeling met Plaud: de vragen die klanten in gesprekken stellen, zijn vaak precies de vragen die ze ook aan AI stellen. Gebruik je verslagen dus als bron voor content op je website. Wil je weten of jouw bedrijf al in AI-antwoorden staat? Lees meer over generative engine optimization of vraag de gratis AI audit aan.

Conclusie

Plaud AI is een handig hulpmiddel voor wie veel gesprekken voert en weinig tijd heeft om ze uit te werken. De combinatie van een klein apparaat en software maakt het bruikbaar aan tafel, aan de telefoon en online. Gebruik de samenvattingen als startpunt, controleer de details en regel je privacyafspraken goed. Dan bespaar je tijd zonder risico's te lopen.